La caisse

L’enregistrement de la caisse répond à un diverses procédés traduisant l’ensemble des opérations réalisées par l’entreprise (encaissements, décaissements…). Ainsi, elle permet de déterminer avec précision les flux financiers auxquels le commerçant fait face. Celui-ci dispose ainsi d’un outil efficace pour déterminer son activité. Il corrige les problèmes qui se posent (défauts de paiement des clients, charges courantes trop importantes au regard du volume d’activité…).

 Le formalisme à respecter

Le commerçant DRAME ET SERVICES situé à Sandaga (Dakar) rue thionk tient scrupuleusement, de manière journalière, un livre de caisse. L’ensemble des opérations en espèces figure sur celui-ci. Toutefois, il peut également appréhender la totalité des recettes journalières, quelque-soit le mode de paiement (espèces, chèques, cartes bancaires…). C’est le cas dans les secteurs où les opérations sont nombreuses, comme les grossistes.

 Tenir correctement sa caisse

Les écritures de caisse sont tenues quotidiennement, sans blanc, ni rature, ni surcharge.
Les mouvements de caisse sont numérotés et justifiés par une pièce comptable qui porte exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, et liasse entre autres)

Certaines obligations sont à respecter :
–    Il faut distinguer les encaissements en espèce des encaissements par chèque,
–    La caisse est créditée du montant de la remise en cas de remise de chèque,
–    Il convient de dissocier les encaissements des décaissements.
Concernant ce dernier point, le commerçant devra utiliser deux colonnes différentes, l’une mentionnant les recettes et l’autre les dépenses.
De manière pratique, le commerçant doit respecter certains processus (afin d’éviter les vols notamment) :
–    Les chèques sont déposés dans le plus bref délai à la banque.
–    Il faudra prévenir les éventuels vols, en déposant par exemple les espèces dans un coffre-fort,
–    Les vols sont à assurer,
–    Les paiements en espèce sont limités et une pièce justificative est demandée en cas de sommes importantes.

Les différentes méthodes permettant de tenir sa caisse

Lorsque les opérations consignées dans la caisse sont simples avec un seul taux de TVA, le commerçant tient alors un agenda de caisse où sont reprises les recettes journalières.
Si elles sont plus complexes avec différents taux de TVA applicable, il convient de se doter d’un outil permettant de justifier le détail des recettes :
–    Une bande de caisse enregistreuse, qui mentionne la date de la vente, la désignation du produit ou du service vendu, le prix et la TVA applicable,
–    Le brouillard de caisse, qui permet d’inscrire de manière manuscrite le détail des ventes quotidiennes en fonction de leur réalisation.
Dans ces situations, la caisse ne doit mentionner que la récapitulation des recettes de manière journalière.
Les commerçants insoumis à une comptabilité d’engagement tiennent un livre journal qui récapitule l’ensemble de leurs dépenses et de leurs recettes professionnelles.

L’enregistrement des opérations de caisse

Les encaissements sont inscrits de la manière suivante en comptabilité :
–    Le compte 57 « caisse » est débité,
–    Les comptes 70 « ventes » et 443 « TVA facturée » sont crédités.

Réception de Chèque :
Le compte 513 « chèques à encaisser » est débité en cas de paiement par chèque, crédité le compte 411 ( client) .

Remise à l’encaissement :

Le compte 514 « chèque à l’encaissement » est débité puis soldé le compte 513 « chèque à encaisser » et attendre l’avis de crédit pour porter le chèque en compte .

L’avis de crédit d’un chèque non déplacé (payable sur place) :

Le compte 521 « banque » est débité pour porter le chèque en compte puis ensuite créditer le compte 514 pour solde.

L’avis de crédit d’un chèque déplacé (payable hors place) :

Débiter les compte 521 « banque » ou 531 « chèque postaux » du net porté en compte ( nominal – frais) et 631 « frais bancaires » des frais de recouvrement (commissions + TAF), par le crédit du compte 514 « Chèque à l’encaissement » pour solde.

En cas de remise d’espèce en banque, créditer le compte 57 « caisse » et débiter le compte 58 « virements internes » puis créditer le compte 58 « virements internes » et débiter le compte 521 « banque » pour imputation.

Les contrôles à effectuer :

La caisse ne peut jamais être négative. Dans le cas contraire, le commerçant risque le rejet de l’ensemble de sa comptabilité de la part du contrôleur fiscal.

Cependant, celui-ci doit effectuer des contrôles périodiques (à chaque fermeture de magasin), permettant de déterminer si le solde théorique de caisse correspond au solde réel (montant figurant dans la caisse). Il faudra déterminer alors la cause des anomalies constatées (vol en caisse, trop perçu ou écart rendu d’espèces ou erreur d’enregistrement dans la caisse).

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